Informare privind protecția datelor cu caracter personal ale candidaților / studenților de la programele de licență, masterat, postuniversitare / formare profesională / DPPD / conversie / limba română pentru străini / ERASMUS din Universitatea Creștină Dimitrie Cantemir (UCDC)
UNIVERSITATEA CREȘTINĂ DIMITRIE CANTEMIR (UCDC) are plăcerea de a vă informa că, în vederea desfășurării activităților corespunzătoare îndeplinirii misiunii de universitate de cercetare și educație, care urmărește pregătirea tinerilor pentru societatea contemporană și pentru viitor, prelucrează date cu caracter personal, în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor cu Caracter Personal 679/2016, denumit în continuare GDPR.
Principiile pe care le avem în ceea ce privește asigurarea protecției și securității datelor cu caracter personal ale candidaților/studenților de la programele de licență, masterat, postuniversitare / formare profesională / DPPD / conversie / limba română pentru străini / ERASMUS sunt protecția confidențialității, integrității și disponibilității datelor și informațiilor pe care le colectăm, procesăm, stocăm și transmitem.
Pentru conformarea cu GDPR, pe timpul desfășurării activităților de admitere, precum și al desfășurării studiilor la UCDC, se respectă de către UCDC principiile prelucrării datelor cu caracter personal, așa cum sunt prevăzute de art. 5 GDPR:
(a) prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);
(b) colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri;
(c) adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
(e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele;
(f) prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).
Universitatea Creștină „Dimitrie Cantemir” din București (UCDC) este o instituție particulară, autonomă, de învățământ superior și de cercetare științifică.
Universitatea funcționează în baza Constituției României și a legislației românești (Legii nr. 88/1993, a Hotărârii Guvernului nr. 568/1995, a Legii nr. 84/1995, a Legii nr. 238/2002 și a Legii nr. 1/2011), respectând principiile înscrise în tratatele și pactele internaționale privind drepturile omului, în Magna Charta Universitatum și în Declarația de la Bologna. Procesul de învățământ și cercetare științifică se organizează și se desfășoară în conformitate cu principiile autonomiei universitare, ale Cartei Universitare și cerințelor sistemului de învățământ superior aliniat Procesului Bologna.
Universitatea Creștină „Dimitrie Cantemir” are drept fondatori pe Prof. univ. dr. Momcilo Luburici și pe Prof. univ. dr. Corina-Adriana Dumitrescu (Radu), din a căror inițiativă și cu ale căror resurse materiale și financiare a fost fondată această instituție de învățământ superior particular, în anul 1990, sub denumirea de Universitatea Independentă „Dimitrie Cantemir”.
Universitatea funcționează sub auspiciile Asociației de Cultură „Dimitrie Cantemir”. Universitatea desfășoară și activități conexe sau complementare activităților de învățământ și cercetare.
Universitatea are sediul în municipiul București, Splaiul Unirii nr. 176, sector 4.
Ziua Universității se sărbătorește la data de 10 februarie, data de naștere a Președintelui Universității, prof. univ. dr. Momcilo Luburici, fondator al Universității Creștine „Dimitrie Cantemir”, prin organizarea de manifestări științifice, culturale și sportive.
Înscriindu-se în tradițiile învățământului universitar european, Universitatea contribuie la formarea științifică, profesională și civică a tinerilor și la integrarea lor în viața economico-socială, la educația permanentă a absolvenților din învățământul superior.
Prin activitatea sa, Universitatea a contribuit și contribuie semnificativ la realizarea compatibilizării între procesul educațional din România și cel din universitățile de prestigiu europene și din întreaga lume. În acest sens, UCDC a încheiat parteneriate și acorduri de colaborare cu universități din țările Uniunii Europene, SUA, Turcia, China, Japonia ș.a. Studenții tuturor facultăților din UCDC pot beneficia de mobilități în cadrul programului ERASMUS+ al Uniunii Europene.
Universitatea are în structura sa organizatorică 6 facultăți cu sediul în două mari centre universitare din țară: București și Cluj-Napoca.
Universitatea oferă posibilitatea de a opta între programele de studii cu frecvență (IF) și cu frecvență redusă (IFR), fiecare dintre acestea adaptate nevoilor, preferințelor și programului fiecărui cursant. Universitatea a fost evaluată instituțional de Agenția pentru Asigurarea Calității în Învățământul Superior în anul universitar 2010-2011 (pentru perioada 2010-2015), în anul universitar 2014-2015 (pentru perioada 2015-2020) și în anul universitar 2021-2022 (pentru perioada 2022-2027), obținând succesiv calificativul „Grad de Încredere Ridicat”, cel mai înalt calificativ care poate fi acordat unei universități din România.
În peste 35 de ani de existență, peste 90.000 de absolvenți de studii universitare de licență și de master au diplome recunoscute de piața europeană a muncii.
UCDC este operator de date cu caracter personal, conform definiției de la art. 4 alin. 7 din GDPR, și efectuează operațiuni sau seturi de operațiuni prin care prelucrează date cu caracter personal. În funcție de scopul prelucrării, vă informăm asupra tipurilor de date cu caracter personal procesate, a scopului procesării și a temeiurilor legale pe baza cărora prelucrează, stochează și transmite date cu caracter personal.
Datele cu caracter personal colectate de UCDC sunt necesare îndeplinirii misiunii UCDC și derulării obligațiilor contractuale pe care UCDC le are față de studenți. Solicitarea acestor categorii de date are la bază necesitatea respectării unor prevederi legale de către UCDC și derularea unor activități în folosul studenților.
Prelucrările de date cu caracter personal efectuate de UCDC se realizează în toate scopurile prevăzute de Legea nr. 1/2011 sau de legislația subsecventă acesteia, precum și în scopurile care derivă din misiunea instituției de învățământ superior sau sunt în strânsă legătură cu această misiune.
În funcție de scopul prelucrării, vă informăm asupra principalelor tipuri de date cu caracter personal procesate, a scopului procesării și a temeiurilor legale pe baza cărora prelucrează, stochează și transmite date cu caracter personal:
| Nr. crt. | Tipul de date cu caracter personal procesate | Documentul solicitat unde sunt înscrise datele | Scopul procesării | Temeiul legal conform Regulamentului 679/2016 (GDPR) și alte obligații legale |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Date cu privire la identitatea persoanei și starea civilă: nume (actual și anterior pentru persoanele căsătorite/divorțate/adoptate sau care au numele schimbat prin hotărâre judecătorească sau decizie administrativă), prenume, inițiala/prenumele tatălui, data nașterii, cod numeric personal, serie act identitate. | – carte de identitate/act de identitate pentru cetățenii RO/UE/SEE sau pașaport pentru studenții străini cu altă cetățenie decât RO/UE/SEE / documentul de călătorie (numai pentru studenții străini); – certificat de naștere; – certificat de căsătorie; – hotărâre de divorț/adopție/alte acte de stare civilă prevăzute de legislație; – fotografii tip; – alte adeverințe cerute conform legislației. | – derularea/aprobarea/îndeplinirea condițiilor minimale de înscriere la programele de licență, masterat, postuniversitare, conversie, DPPD, programul limba română pentru străini, ERASMUS; – completarea/semnarea contractelor de studii, precum și a altor acte de studii; – eliberarea legitimațiilor de concurs / eliberarea carnetului de student, a legitimațiilor de transport, a legitimațiilor de acces la bibliotecă, a parolelor de acces la contul de student; – stabilirea cetățeniei; – transmitere la destinatari prevăzuți de legislație în scop statistic. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; 2. Legea nr. 1/2011, Legea Educației Naționale, art. 115, art. 151; 3. Metodologia-cadru privind organizarea admiterii în ciclurile de studii universitare de licență și de master din 15.12.2016, art. 16 (1) Înscrierea la concursul de admitere se face personal, pe baza cărții de identitate/pașaportului și a celorlalte documente prevăzute în metodologia proprie de admitere. (3) În cazul candidaților la instituțiile de învățământ superior care optează pentru asigurarea facilităților online pentru înscriere/preînscriere, este necesar să se solicite datele de identificare personale, conform cărții de identitate/pașaportului/documentului de călătorie (numai pentru studenții străini); 4. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun al ministrului muncii, solidarității sociale și familiei și al ministrului educației și cercetării nr. 353/5202/2003 pentru aprobarea Metodologiei de autorizare a furnizorilor de formare profesională a adulților – M.O. nr. 774/2003; 5. Legea nr. 1/2011, Legea Educației Naționale, art. 141 – Instituția de învățământ superior semnează cu fiecare student/student-masterand/cursant/cercetător înmatriculat la un program de studii un contract de studii universitare în concordanță cu prevederile regulamentelor de organizare și desfășurare a programelor de studii și cu respectarea legislației în vigoare. Art. 115 (2) Actele de finalizare a studiilor emise în România sunt recunoscute de către stat numai în cazul în care sunt eliberate în conformitate cu prevederile legale în vigoare, de către instituții de învățământ superior acreditate. Art. 200 (3) În urma admiterii într-un program de studii, între student și universitate se încheie un contract în care se specifică drepturile și obligațiile părților; 6. Ordin nr. 5561 din 7 octombrie 2011 (cu modificările ulterioare) pentru aprobarea Metodologiei privind formarea continuă a personalului din învățământul preuniversitar. |
| 2 | Date cu privire la studiile absolvite și performanța școlară/experiența profesională: bacalaureat, licență, masterat, concursuri școlare, cursuri de calificare, perfecționare, specializare, atestate; – date care se referă la predarea la catedră; – date cu privire la îndeplinirea condițiilor minimale pentru înscrierea la conversie/DPPD. | – diploma de bacalaureat și foaia matricolă; – diploma de licență și suplimentul descriptiv; – diploma de master și suplimentul descriptiv; – copie diplomă doctor (dacă este cazul); – adeverințe facultate și note obținute în timpul facultății; – programe analitice ale disciplinelor studiate; – diplome olimpiade, concursuri școlare; – certificate/atestate de competență lingvistică; – certificate de absolvire cursuri; – atestatul de recunoaștere a studiilor (scrisoare de acceptare) – candidații cetățeni străini sau etnici români din alte țări; – certificat de competență lingvistică (candidații cetățeni străini); – adeverință de cadru didactic în învățământul preuniversitar; – atestatul de recunoaștere a studiilor pentru candidații cetățeni străini din UE; – scrisoare de acceptare pentru candidații cetățeni străini din state non-UE. | – stabilirea condițiilor minimale pentru înscrierea la programele de licență, masterat, postuniversitare, conversie, DPPD, programul limba română pentru străini, ERASMUS; – acordarea unor facilități financiare candidaților merituoși; – stabilirea mediei de admitere; – ierarhizarea candidaților în funcție de criteriile stabilite: media bacalaureat/licență, note obținute la discipline sau media pe an/ani de studii; – stabilirea de către cadrele didactice a nivelului de pregătire inițială; – echivalarea unor examene/colocvii/probe de verificare. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR: prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului; 2. Legea nr. 1/2011, Legea Educației Naționale, cu modificări: Art. 151 (1) Pot participa la admiterea în ciclul I de studii universitare absolvenții de liceu cu diplomă de bacalaureat sau diplomă echivalentă; (2) În cadrul metodologiei proprii, instituțiile de învățământ superior pot stabili facilități sau condiții speciale referitoare la admiterea candidaților la programe de studii universitare de licență, care au obținut în perioada studiilor liceale distincții la olimpiadele școlare și/sau la alte concursuri naționale sau internaționale. Art. 156. Pot candida la programe de studii universitare de master absolvenții cu diplomă de licență sau echivalentă. Art. 163. Au dreptul să participe la concursul de admitere la studii universitare de doctorat numai absolvenții cu diplomă de master sau echivalentă acesteia; 3. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 pentru aprobarea Metodologiei de autorizare a furnizorilor de formare profesională a adulților – M.O. nr. 774/2003; Art. 199 (3) O persoană poate fi admisă și înmatriculată ca student concomitent la cel mult două programe de studii, indiferent de instituțiile de învățământ care le oferă. Orice subvenție financiară sau bursă din fonduri publice sau private se acordă conform normelor legale în vigoare; 4. Ordin nr. 5561 din 7 octombrie 2011 (cu modificările ulterioare) pentru aprobarea Metodologiei privind formarea continuă a personalului din învățământul preuniversitar. |
| 3 | Date cu privire la domiciliu: adresa de domiciliu sau adresa aleasă pentru corespondență. | – cartea de identitate/pașaport; – fișa de înscriere. | – corespondență în format letric. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; 2. Legea nr. 1/2011, Legea Educației Naționale, cu modificări; 3. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 pentru aprobarea Metodologiei de autorizare a furnizorilor de formare profesională a adulților – M.O. nr. 774/2003. |
| 4 | Date cu privire la performanța școlară / notele obținute la fiecare disciplină / mediile obținute pe timpul anului universitar sau la admitere. | – cereri; – extrase registru matricol; – cereri privind structura anului universitar, a sesiunilor de examene/restanțe/reexaminări/licență/disertație, a disciplinelor studiate, puncte de credit și a programelor analitice ale disciplinelor studiate; – diplome și suplimente descriptive. | – acordarea de burse; – acordarea pensiei de întreținere/urmaș sau a altor ajutoare prevăzute de legislație. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract. |
| 5 | Date cu privire la identitatea fiscală: – pentru plata în numerar la casieriile UCDC: nume, prenume, adresă, motivul plății; – pentru plata la casieriile UCDC folosind cardul sau aplicațiile de plată: nume, prenume, motivul plății, număr card bancar, data expirării, tipul cardului, cod CVV2; – pentru plata prin ordin de plată (bancă) sau mandat poștal (poștă): cod IBAN, numele și prenumele titularului contului, CNP, motivul operațiunii. | – card bancar folosit la plata la casieriile UCDC; – cont bancar folosit la plata prin ordin de plată sau mandat poștal. | – plata de către candidat a taxei de admitere formată din taxa de înscriere; – plata de către candidat a taxelor stipulate în contractul de studii și regulamentele UCDC: taxa de studii; taxa de restanță/reexaminare; penalități/licență/reînmatriculare; alte taxe stabilite de UCDC. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR: prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului; 2. Legea nr. 1/2011 (Educației Naționale), art. 141 (5) Instituțiile de învățământ superior pot percepe de la candidați, în conformitate cu prevederile legale în vigoare, taxe de înscriere pentru organizarea și desfășurarea admiterii, în cuantumurile aprobate de senatele universitare; 3. Legea contabilității nr. 82/1991, republicată și actualizată; 4. Legea nr. 365/2002 privind comerțul electronic, republicată, cu modificări ulterioare; 5. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 – M.O. nr. 774/2003. |
| 6 | Date pentru desfășurarea practicii de specialitate. | – adeverințe/evaluări de la organizatorul de practică sau de la locul de muncă. | – demonstrarea desfășurării practicii de specialitate. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; lit. c) GDPR: prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului; 2. Legea nr. 258/2007 privind practica elevilor și studenților. |
| 7 | Date cu privire la starea de sănătate. | – adeverință medicală, alte acte medicale care demonstrează existența unei situații medicale speciale. | – îndeplinirea condițiilor minimale de admitere; – participarea la cursuri/ore de sport sau concursuri sportive; – motivarea absențelor la cursuri/examene/colocvii/probe de verificare; – certificarea existenței unei dizabilități pentru obținerea unor facilități. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR: prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract; 2. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 – M.O. nr. 774/2003. |
| 8 | Date care atestă statutul candidatului pentru scutirea de la plata taxei de înscriere/școlarizare/licență/disertație. Date despre situația specială a studenților. | – acte justificative/doveditoare/cupoane de pensie ale părinților/susținătorilor legali; – adeverință care atestă că-i candidatul este angajat sau copil/soț/soție/rudă de gradul I al angajaților; – copii ale certificatelor de deces ale părinților/susținătorilor legali; – adeverință că provine dintr-un centru de plasament; – sentințe judecătorești; – certificate de naștere/căsătorie. | Acordarea de facilități (burse, scutirea de taxe de admitere, școlarizare etc.). | 1. Art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR: prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului; 2. Legea nr. 1/2011, Art. 12 (1) Statul susține […] studenții cu probleme și nevoi sociale, precum și pe aceia cu cerințe educaționale speciale. (2) Statul acordă burse sociale de studii elevilor și studenților proveniți din familii defavorizate, precum și celor instituționalizați, în condițiile legii. (3) Statul acordă premii, burse, locuri în tabere și alte asemenea stimulente elevilor și studenților cu performanțe școlare și universitare, precum și cu rezultate remarcabile în educația și formarea lor profesională sau în activități culturale și sportive. (4) Elevii și studenții care beneficiază de burse sociale de studii pot primi și burse pentru performanțe școlare și universitare. (5) Statul și alți factori interesați susțin financiar activitățile de performanță, de nivel național și internațional, ale elevilor și studenților. Art. 118 (3) Studenții cu dizabilități fizice au dreptul să aibă căi de acces adaptate acestora în totalitatea spațiilor universitare, precum și condiții pentru desfășurarea normală a activităților academice, sociale și culturale în cadrul instituțiilor de învățământ superior; 3. Metodologia-cadru privind organizarea admiterii în ciclurile de studii universitare de licență, de master și de doctorat din 15.12.2016, art. 20 alin. (4) Scutirea de la plata acestor taxe se face numai pe baza documentelor doveditoare prezentate de candidați și prevăzute în metodologiile proprii de admitere. |
| 9 | Date obținute din înregistrări audio-video ale fizionomiei persoanelor vizate care accesează sediile UCDC păzite de operator. | – filmări video realizate în timpul accesului în sediile UCDC. | – îndeplinirea condițiilor privind paza obiectivelor, a bunurilor și valorilor, precum și protecția persoanelor. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. c) GDPR: prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului; 2. Art. 1 alin. 2 din Legea nr. 333/2003 privind paza obiectivelor, a bunurilor și valorilor, precum și protecția persoanelor; 3. H.G. nr. 301/2012 – Norme metodologice de aplicare a Legii nr. 333/2003; 4. Instrucțiunea nr. 9/2013 privind efectuarea analizei de risc la securitate fizică. |
| 10 | Date obținute din înregistrările audio-video ale fizionomiei și vocii obținute pe timpul desfășurării activităților de admitere online / pe timpul desfășurării activităților didactice online – cursuri/seminarii/examene/colocvii/probe de verificare – doar cu informare prealabilă explicită. | – camerele web ale echipamentelor IT cu ajutorul cărora se desfășoară activitățile didactice online. | – pentru a îndeplini obligația contractuală și legală de a oferi servicii educaționale beneficiarilor (studenți, cursanți, formabili); – înregistrarea activității didactice online devine resursă educațională la dispoziția cadrului didactic și a studenților / dovada susținerii activităților didactice și a respectării Regulamentelor interne ale UCDC și a legislației în vigoare. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. f) GDPR: prelucrarea este necesară în scopul intereselor legitime urmărite de UCDC (învățământ de calitate). Notă: între studenți și UCDC există o relație relevantă, studenții fiind beneficiari direcți ai UCDC, iar cadrele didactice fac parte din UCDC, împreună formând comunitatea academică UCDC, cu scopuri și interese comune; 2. Legea Educației Naționale nr. 1/2011, cu modificările și completările ulterioare; 3. Standarde ARACIS pentru învățământul la distanță și cu frecvență redusă; 4. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 – M.O. nr. 774/2003. |
| 11 | Adrese electronice de identificare: – adrese de e-mail; – adrese de IP, identificatori ai rețelelor locale de internet sau ai huburilor, localizare geografică, sursa referinței (de unde s-a intrat pe pagina web a UCDC). | – fișa de înscriere; – formular accesare site UCDC/admitere; – navigare site-uri web UCDC; – platforme de învățământ online (e-learning). | – comunicare eficientă, pragmatică, rapidă; – activitate statistică; – protecție și securizare împotriva intrușilor sau împotriva unor atacuri digitale accidentale sau cu intenție; – învățământ online cu frecvență / învățământ online cu frecvență redusă (conform prevederilor legale). | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) (prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. c) GDPR (prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului); 2. Legea nr. 1/2011, Legea Educației Naționale, cu modificări; 3. Legea contabilității nr. 82/1991, cu modificările și completările ulterioare, valabilă din 01.01.2018, respectând ordinul MFP nr. 2634/2015, art. 1, cu privire la utilizarea sistemelor informatice specializate de prelucrare automată a datelor de identificare prevăzute în Codul Fiscal la art. 39. |
| 12 | Telefon personal fix sau mobil. | – fișa de înscriere. | – comunicare eficientă, pragmatică, rapidă. | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) (prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. c) GDPR (prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului); 2. Ordonanța nr. 129/2000 privind formarea profesională a adulților, cu modificări; Ordinul comun nr. 353/5202/2003 – M.O. nr. 774/2003. |
| 13 | Date pentru alocarea Codului Matricol individual: – numele de familie la naștere (din certificatul de naștere); – numele de familie actual (după căsătorie, înfiere, modificare la cerere, dacă este cazul, conform actului doveditor); – prenumele; – inițialele/prenumele complet al tatălui; – CNP; – data nașterii; – locul nașterii (țara de origine, județul/codul de țară, localitatea); – sexul F/M; – starea civilă (căsătorit/necăsătorit/divorțat/văduv – poate să nu fie declarată); – starea socială specială (doar studenților cu o stare socială specială): orfan (de un părinte sau de ambii părinți) / provenit din case de copii / provenit din familie monoparentală / provenit din grupuri dezavantajate sau medii defavorizate; – cetățenia (română, cu domiciliul în România sau în străinătate, alte cetățenii, cetățenie anterioară, dacă este cazul); – etnia: numai pentru cetățenii României (poate să nu fie declarată); – domiciliul stabil: țara, județul (doar România), codul de țară (doar străini), oraș, comună, sat, adresă (stradă, nr., bloc, scară, etaj, apartament, sector) – și studenții străini; – actul de identitate/documentul de călătorie (numai pentru studenții străini – act de identitate pentru cetățenii UE/SEE sau pașaport pentru studenții străini cu altă cetățenie decât UE/SEE): seria, nr., emitent, data eliberării, data expirării; – alte date personale: telefon, adresă de e-mail; – situație medicală specială: persoană cu dizabilități, boli grave și incurabile, alte situații; – date privind școlaritatea. | – certificat de naștere; – certificat de căsătorie (pentru căsătoriți); – carte de identitate sau pașaport pentru cetățenii străini; – adeverințe, declarații etc. care să ateste starea socială specială. | Alocarea codului matricol individual. Colectarea și prelucrarea datelor primare privind studenții și cursanții prin sistemul Registrului Matricol Unic din România (RMUR). | 1. Art. 6 alin. 1 lit. b) (prelucrarea este necesară pentru executarea unui contract la care persoana vizată este parte sau pentru a face demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract) și lit. c) GDPR (prelucrarea este necesară în vederea îndeplinirii unei obligații legale care îi revine operatorului); 2. Legea nr. 1/2011, Art. 201 Înmatricularea studenților. Registrul matricol unic al universităților din România, alin. (1) Se constituie Registrul matricol unic al universităților din România, denumit în continuare RMUR. RMUR este o bază de date electronică în care sunt înregistrați toți studenții din România din universitățile de stat sau particulare acreditate ori autorizate să funcționeze provizoriu. Registrele matricole ale universităților devin parte a RMUR, asigurându-se un control riguros al diplomelor; 3. Ordin nr. 3714/2018 din 21 mai 2018 privind aprobarea Regulamentului de organizare, funcționare și operaționalizare a Registrului Matricol Unic al Universităților din România, Anexa, art. 2: Colectarea și prelucrarea datelor primare privind studenții și cursanții din IIS și AR, prin sistemul RMUR, se fac pentru următoarele scopuri: vizualizarea de către MEN a traseului educațional al studenților și cursanților din instituțiile de învățământ superior din România și Academia Română, în vederea fundamentării, formulării și implementării politicilor publice în domeniu și, implicit, corelării ofertei educaționale cu cerințele pieței muncii, și pentru verificarea autenticității actelor de studii, a documentelor școlare și a parcursului școlar în vederea aplicării vizei Ministerului Educației Naționale prin Centrul Național de Recunoaștere și Echivalare a Diplomelor (CNRED); identificarea situațiilor de dublă finanțare a studenților din cadrul instituțiilor de învățământ superior de stat; transmiterea de date către operatorii de transport feroviar și metrou, conform Hotărârii Guvernului nr. 42/2017; transmiterea de date către Institutul Național de Statistică conform Regulamentului (UE) 2015/759 și a Convenției MEN – INS; transmiterea de date, pe bază de solicitări scrise, către instituții publice abilitate în menținerea controlului și ordinii publice; prelucrarea în scopuri statistice și de cercetare istorică sau științifică ori în alte scopuri la solicitarea MEN, în conformitate cu prevederile legale. Art. 3 (1) Datele primare se actualizează doar pentru perioada în care persoana vizată are statutul de student sau cursant la alte forme de studii furnizate de către universitate. (2) Ulterior, datele colectate vor fi arhivate, fără posibilitatea intervenirii asupra lor, și vor fi utilizate doar în scopuri de interes public, statistic și de cercetare istorică sau științifică. Instituțiile de învățământ superior de stat și particulare din România, acreditate sau autorizate să funcționeze provizoriu (IIS) și Academia Română (AR) au următoarele responsabilități, drepturi și obligații în raport cu RMUR: i) să asigure confidențialitatea datelor în conformitate cu prevederile legale în domeniu; j) sub nicio formă, chiar și la solicitarea scrisă și expresă a studentului/cursantului, universitatea nu are dreptul de a șterge nicio informație despre acesta; k) pot solicita rapoarte specifice pe baza datelor înregistrate în RMUR; l) să informeze prin mecanisme proprii (postare la avizier, menționare în contractele de studii etc.) studenții înscriși la toate ciclurile universitare că datele lor personale sunt raportate nominal la MEN prin UEFISCDI. Art. 11 (1) Codul matricol individual este alocat automat la intrarea în sistem, utilizându-se un algoritm de generare care va asigura unicitatea acestuia. (5) În cazul în care datele studentului sau ale cursantului sunt deja în sistem, fiind asociat la un alt program de studiu, respectiv la o altă formă de studii furnizate de către instituțiile de învățământ superior, acestuia i se va aloca același cod matricol individual, după identificarea acestuia, preluarea datelor comune și validarea lor de către universitate. Pentru validarea datelor se vor utiliza documentele oficiale deținute de instituția de învățământ superior cu privire la studentul, respectiv cursantul în cauză. |
Destinatarii și terții cărora UCDC le poate transfera anumite date cu caracter personal sunt autorități publice sau prestatori de servicii care solicită aceste date, în conformitate cu legile care le guvernează activitatea, mai exact:
a. autoritățile statului și instituțiile publice, ca urmare a unor obligații legale ale Operatorului;
b. prestatorilor de servicii implicați în mod direct/indirect în activitatea de învățământ și administrare a site-ului www.cantemircluj.ro (exemplu: clinicilor medicale cu care UCDC are contracte, deținătorilor platformelor de e-learning, furnizorilor de servicii IT (mentenanță, dezvoltare software), arhivare în format fizic și/sau electronic, audit, companiilor de transport care asigură gratuitățile/reducerile de transport oferite prin legislația specifică, Companiei Naționale Poșta Română sau diverse firme de curierat (pentru corespondența letrică sau expedierea de bunuri), băncilor cu care cadrele didactice, angajații și studenții au contracte pentru plata taxelor și intermedierea plății cu cardul a taxelor școlare și a celor de admitere);
c. organelor judiciare din România și din alte țări (UE, recunoscute de UE că respectă normele de protecție a datelor cu caracter personal sau care au acorduri de protecție a datelor cu caracter personal cu România), precum și instanțelor judecătorești, parchetelor, notarilor publici, avocaților, executorilor judecătorești, birourilor de traduceri etc., dacă este necesar; autorităților publice centrale și locale din România (de ex.: MAI, ANAF, ONPCSB, Consiliul Concurenței, Arhivele Naționale), organelor de poliție, instituțiilor de investigare și suport pentru incidente de securitate cibernetică;
d. terților furnizori de cookies și tehnologii similare, conform celor descrise în Politica privind Cookies; în aceste situații, datele dvs. cu caracter personal colectate prin intermediul cookies/tehnologiilor similare ale terților ar putea fi transferate unor state terțe (i.e. din afara Uniunii Europene). Operatorul ar putea să transfere datele personale către țări din exteriorul Uniunii Europene sau Spațiului Economic European. Pentru astfel de transferuri, Operatorul ia o serie de măsuri pentru a asigura un nivel adecvat de protecție a datelor cu caracter personal ale persoanelor fizice. Printre aceste măsuri se pot regăsi și încheierea de clauze contractuale standard aprobate la nivel european. Transferul datelor către țări terțe se poate realiza și atunci când este necesar pentru executarea unui contract între dvs. și Operator sau pentru aplicarea unor măsuri precontractuale adoptate la cererea dvs., ori atunci când transferul este necesar pentru încheierea unui contract sau pentru executarea unui contract încheiat în interesul dvs. între Operator și o altă persoană fizică sau juridică.
UCDC a luat măsuri pentru ca, în procesul de transferare a datelor cu caracter personal, să fie asigurată deplina securitate a acestora, în conformitate cu GDPR.
Datele cu caracter personal care au fost sau vor fi solicitate vor fi furnizate de dvs. sau de împuterniciții legali și vor fi prelucrate pe perioada de timp prevăzută în legislația europeană și națională, în conformitate cu GDPR și celelalte baze legale care impun acest lucru, respectând principiile de asigurare a securității acestora și de respectare a drepturilor dvs.
Termenele de păstrare ale acestor date cu caracter personal sunt diferite în funcție de impunerile legale:
- rezultatele concursului de admitere: permanent;
- registrul de evidență a înscrierilor la admitere: permanent;
- statistici doctoranzi: permanent;
- referate doctorat: permanent;
- index alfabetic al doctoranzilor: permanent;
- registre de inventariere a referatelor de doctorat: permanent;
- mătcile actelor de studii eliberate: permanent;
- sesizări, reclamații, solicitări cu rezoluție nefavorabilă: 15 ani;
- fișele și dosarele de admitere: 10 ani;
- dovezi ale plății taxelor de admitere: 10 ani;
- contracte de studii: 10 ani;
- cereri de prelungire studii: 10 ani;
- documente privind încasări taxe de școlarizare: 10 ani.
UCDC garantează studenților respectarea următoarelor drepturi în ceea ce privește protecția datelor cu caracter personal:
- dreptul de a fi informat (art. 13 și 14 din GDPR) – de către UCDC despre tipul, scopul și temeiurile legale ale prelucrării;
- dreptul de acces la date (art. 15 din GDPR) – persoana are dreptul de a obține confirmare din partea UCDC dacă prelucrează date cu caracter personal care o privesc;
- dreptul la rectificare (art. 16 din GDPR) – a datelor personale, fără întârzieri nejustificate;
- dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – (art. 17 din GDPR) – de a obține din partea UCDC ștergerea datelor cu caracter personal care vă privesc, fără întârzieri nejustificate, iar UCDC are obligația de a șterge datele cu caracter personal fără întârzieri nejustificate;
- dreptul la restricționarea prelucrării (art. 18 din GDPR) – când considerați că datele cu caracter personal nu sunt exacte, sau considerați că prelucrarea este ilegală, sau UCDC nu mai are nevoie de aceste date;
- dreptul la notificare privind rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal ori restricționarea prelucrării (art. 19 din GDPR);
- dreptul la portabilitatea datelor (art. 20 din GDPR) – aveți dreptul de a primi datele cu caracter personal care vă privesc și pe care le-ați furnizat UCDC într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, pentru a le putea transmite altui operator;
- dreptul la opoziție (art. 21 din GDPR) – vă puteți opune prelucrării în temeiul articolului 6 alineatul (1) litera (e) sau (f) sau al articolului 6 alineatul (1) a datelor cu caracter personal care vă privesc, inclusiv creării de profiluri pe baza respectivelor dispoziții;
- dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată – inclusiv crearea de profiluri (art. 22) – care produce efecte juridice care vă privesc sau vă afectează în mod similar într-o măsură semnificativă;
- dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (art. 15) – [email protected] sau https://www.dataprotection.ro/.
Pentru exercitarea oricăruia dintre aceste drepturi, cu excepția dreptului de a depune o plângere la Autoritatea de supraveghere, precum și dacă aveți întrebări sau nelămuriri privind prelucrarea datelor dumneavoastră cu caracter personal, puteți contacta Responsabilul cu protecția datelor cu caracter personal (DPO) al Universității Creștine Dimitrie Cantemir la adresa de e-mail [email protected] sau printr-o cerere trimisă prin curier/poștă ori la sediul UCDC, Str. Splaiul Unirii nr. 176, sector 4, București, România.
În cadrul acestor cereri, vă rugăm să nu divulgați date cu caracter personal sensibile (informații privind convingeri religioase, origine etnică sau rasială sau orice altă informație legată de sănătate ori apartenență sindicală) atunci când ne contactați.
UCDC, prin intermediul DPO, răspunde cererilor persoanelor vizate fără întârzieri nejustificate sau motivează persoanei vizate motivul întârzierii și, în cazul în care nu intenționează să se conformeze respectivei cereri, motivează acest refuz. În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic, informațiile sunt furnizate în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.
În cazul în care cererile din partea unei persoane vizate sunt în mod vădit nefondate sau excesive, în special din cauza caracterului lor repetitiv, operatorul (UCDC) poate: fie să perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative pentru furnizarea informațiilor sau a comunicării ori pentru luarea măsurilor solicitate, fie să refuze să dea curs cererii.
În aceste cazuri, operatorului îi revine sarcina de a demonstra caracterul vădit nefondat sau excesiv al cererii.
De asemenea, UCDC are responsabilitatea de a lua toate măsurile rezonabile pentru a verifica identitatea unei persoane vizate care solicită acces la date, în special în contextul serviciilor online și al identificatorilor online.